Lieferantenanbindung und Bestellautomatik: Einkauf ohne Zettelwirtschaft
Der Einkauf ist in vielen Betrieben der letzte Prozess mit Zettel, Telefon und Bauchgefühl. Digitalisiert spart er Zeit, verhindert Fehlbestellungen und deckt Preisabweichungen auf, die sonst niemand bemerkt.
Der Lieferantenstamm
Grundlage ist ein gepflegter Lieferantenstamm: Kontaktdaten, Bestellweg (E-Mail, Portal, Schnittstelle), Bestellschluss, Liefertage, Mindestbestellwert, Zahlungsbedingungen und die aktuelle Preisliste je Artikel. Viele Lieferanten stellen Preislisten digital bereit, die sich importieren lassen – so bleiben Rezepturkosten aktuell.
Bestellvorschläge statt Bauchgefühl
Das System berechnet aus aktuellem Bestand, durchschnittlichem Verbrauch, Mindestbestand und Lieferrhythmus, was bestellt werden sollte. Reservierungslage und Events können den Bedarf erhöhen. Der Küchenchef prüft den Vorschlag, passt an und gibt frei – in fünf Minuten statt einer halben Stunde am Kühlhaus.
- Mindestbestand je Artikel definieren (Sicherheitsreserve bis zur nächsten Lieferung)
- Verbrauch aus Kassenverkäufen über Rezepturen ableiten
- Bestellvorschlag nach Lieferant gruppiert
- Manuelle Anpassung bleibt möglich – das System schlägt vor, der Mensch entscheidet
Bestellung und Wareneingang
- 1Bestellung senden: Per E-Mail, Lieferantenportal oder Schnittstelle direkt aus dem System – mit Artikelnummern des Lieferanten
- 2Bestellbestätigung ablegen, Liefertermin im Blick
- 3Wareneingang prüfen: Lieferung gegen Bestellung – fehlt etwas, stimmt die Menge, ist die Qualität in Ordnung?
- 4Abweichungen erfassen: Fehlmengen, Bruch, Reklamationen direkt buchen
- 5Bestand aktualisieren: Automatisch mit Bestätigung des Wareneingangs
Bestätige den Wareneingang direkt beim Abladen mit dem Tablet – nicht abends vom Lieferschein. So werden Abweichungen sofort dokumentiert und gegenüber dem Lieferanten belegbar.
Rechnungsabgleich
Der stille Gewinn der Digitalisierung: Rechnungen werden automatisch gegen Bestellung und Wareneingang geprüft. Typische Funde sind Preisabweichungen zwischen Angebot und Rechnung, doppelt berechnete Positionen, nicht berechnete Gutschriften für Reklamationen und Rechnungen für nicht gelieferte Ware. In vielen Betrieben summieren sich diese Fehler auf ein bis zwei Prozent des Einkaufsvolumens.
Lieferanten vergleichen und verhandeln
- Preisentwicklung je Artikel und Lieferant über die Zeit
- Gleicher Artikel bei mehreren Lieferanten – wer ist günstiger, bei welcher Qualität?
- Einkaufsvolumen je Lieferant als Grundlage für Jahresgespräche
- Liefertreue und Reklamationsquote je Lieferant
- Weniger Lieferanten mit höherem Volumen bringen oft bessere Konditionen und weniger Aufwand
Der günstigste Preis ist nicht immer die beste Entscheidung. Liefertreue, Qualität, Flexibilität bei Nachbestellungen und Reklamationsverhalten sind im Gastro-Alltag oft mehr wert als zwei Prozent Preisvorteil.