Reporting und Controlling in der Gastronomie: Der große Leitfaden
Die meisten Gastronomen wissen am Monatsende, wie viel Umsatz sie gemacht haben – aber nicht, ob sie Geld verdient haben. Reporting und Controlling schließen diese Lücke. Dieser Leitfaden zeigt, welche Kennzahlen zählen, wie du sie aus deinen Systemen gewinnst und wie daraus Entscheidungen werden.
Warum Bauchgefühl nicht mehr reicht
Steigende Wareneinkaufspreise, Personalkosten und Energiekosten haben die Margen in der Gastronomie verengt. Wer erst mit der Jahresauswertung des Steuerberaters erfährt, dass der Wareneinsatz bei 38 statt 30 Prozent lag, hat ein Jahr lang Geld verloren. Controlling bedeutet, diese Zahlen wöchentlich oder täglich zu sehen – solange du noch reagieren kannst.
Die gute Nachricht: Die Daten sind längst da. Kasse, Warenwirtschaft, Personalplanung und Buchhaltung erzeugen sie ohnehin. Es geht darum, sie zusammenzuführen und lesbar zu machen.
Die drei Ebenen des Controllings
| Ebene | Rhythmus | Inhalt | Wer |
|---|---|---|---|
| Tagesreport | Täglich | Umsatz, Gäste, Durchschnittsbon, Umsatz nach Stunde, Zahlungsarten, Stornos | Schichtleitung, Inhaber |
| Wochen-/Monatscontrolling | Wöchentlich / monatlich | Wareneinsatzquote, Personalkostenquote, Deckungsbeitrag, Renner-Penner, Vergleich Vorjahr | Inhaber, Küchenchef, Betriebsleitung |
| Jahresplanung | Quartalsweise / jährlich | Budget, Investitionen, Preisstrategie, Kapazität, Liquidität | Inhaber, Steuerberater |
Der Tagesreport kommt meist direkt aus der Kasse. Für die Monatsebene müssen Daten aus mehreren Systemen zusammenfließen – hier entsteht der eigentliche Mehrwert.
Die zentralen Kennzahlen
Du brauchst keine 50 Kennzahlen, sondern eine Handvoll, die du wirklich verstehst und regelmäßig anschaust:
- Umsatz pro Gast (Durchschnittsbon): Der wichtigste Frühindikator für Verkaufsqualität und Preisgestaltung
- Wareneinsatzquote: Wareneinsatz ÷ Nettoumsatz – Richtwert je nach Konzept 25 – 35 %
- Personalkostenquote: Personalkosten ÷ Nettoumsatz – Richtwert 25 – 35 %
- Deckungsbeitrag: Was nach Wareneinsatz übrig bleibt – pro Gericht, pro Kategorie, pro Tag
- Umsatz pro Sitzplatz und Öffnungsstunde: Produktivität der Fläche
- Renner-Penner-Analyse: Welche Gerichte verkaufen sich gut und verdienen gut?
- Stornoquote und Nachlässe: Hinweis auf Prozess- oder Vertrauensprobleme
- Liquidität: Kontostand, offene Verbindlichkeiten, Gutscheinverbindlichkeiten
Formeln, Richtwerte und Handlungsempfehlungen zu den zehn wichtigsten Kennzahlen findest du im gleichnamigen Vertiefungsartikel.
Datenquellen zusammenführen
Jedes System liefert einen Teil des Bildes. Die Kunst ist, sie in einer Ansicht zu vereinen:
| System | Liefert | Für welche Kennzahl |
|---|---|---|
| Kasse | Umsatz nach Artikel, Stunde, Mitarbeiter, Zahlungsart; Gäste; Stornos | Umsatz, Bon, Renner-Penner, Stornoquote |
| Warenwirtschaft | Einkauf, Bestände, Rezepturkosten | Wareneinsatz (Soll und Ist), Deckungsbeitrag je Gericht |
| Personalplanung | Geleistete Stunden, Lohnkosten je Schicht | Personalkostenquote, Produktivität |
| Reservierung | Gäste, Auslastung, No-Shows | Belegungsquote, No-Show-Rate |
| Buchhaltung | Alle Kosten, Liquidität, Abgrenzungen | Ergebnis, Fixkostenquote, Cashflow |
Für den Einstieg reicht oft eine Tabellenkalkulation, in die wöchentlich Kassenumsatz, Wareneinkauf und Personalstunden eingetragen werden. Wer weiter ist, nutzt Dashboards, die Kassen-, Warenwirtschafts- und Personaldaten automatisch zusammenführen.
Vom Reporting zur Entscheidung
Zahlen sind nur wertvoll, wenn sie zu Handlungen führen. Einige Beispiele aus der Praxis:
- Wareneinsatz steigt von 30 auf 34 %: Preisliste der Lieferanten prüfen, Rezepturen kontrollieren, Inventurdifferenzen suchen, Portionsgrößen prüfen
- Dienstagabend hat 42 % Personalkostenquote: Besetzung anpassen oder gezielte Aktion für den Dienstag
- Ein Gericht ist Renner mit niedrigem Deckungsbeitrag: Preis anpassen oder Rezeptur optimieren
- Durchschnittsbon sinkt trotz gleicher Gästezahl: Verkaufsschulung, Getränkeempfehlung, Kartenstruktur überdenken
- Stornoquote steigt bei einer Servicekraft: Gespräch führen – Schulungsbedarf oder Prozessproblem
Praxis-Tipp
Definiere für jede Kennzahl einen Zielkorridor und eine Ampel: grün, gelb, rot. Rot bedeutet: Diese Woche wird gehandelt. Das macht Controlling zur Routine statt zur Analyseübung.
Buchhaltungsschnittstelle und Steuerberater
Der Steuerberater ist dein Partner im Controlling – wenn er die Daten rechtzeitig und digital bekommt. Kassenabschlüsse, Belege und Ausgangsrechnungen sollten automatisiert übertragen werden, etwa über eine DATEV-Schnittstelle der Kasse und digitale Belegerfassung. So liegt die monatliche Auswertung wenige Tage nach Monatsende vor – nicht nach sechs Wochen. Wie die Schnittstelle funktioniert, zeigt der Vertiefungsartikel zur Buchhaltung.
Kosten und Umsetzungsvarianten
| Variante | Kosten | Geeignet für |
|---|---|---|
| Kassenreporting + Tabellenkalkulation | 0 € zusätzlich, ca. 1 Std. pro Woche | Einzelbetriebe zum Einstieg |
| Reporting-Modul der Kasse oder Warenwirtschaft | ca. 20 – 100 € / Monat | Betriebe mit integrierten Systemen |
| Dashboard-Lösung mit mehreren Datenquellen | ca. 50 – 300 € / Monat | Mehrere Standorte, Systemgastronomie |
| Externes Controlling (Berater, Kanzlei) | ab ca. 200 € / Monat | Betriebe ohne eigene Zeit für Auswertung |
Einführung: Die Kennzahlen-Routine
- 1Fünf Kennzahlen auswählen, die du wirklich verstehst
- 2Datenquellen klären: Woher kommt jede Zahl, wer trägt sie ein?
- 3Zielkorridore festlegen – aus Vorjahr, Branchenwerten und Kalkulation
- 4Festen Wochentermin (20 Minuten) für den Blick auf die Zahlen einrichten
- 5Monatlich mit Küchenchef und Schichtleitung besprechen – Zahlen gehören ins Team
- 6Nach drei Monaten prüfen: Welche Kennzahl hat zu Entscheidungen geführt? Welche kann weg?
Häufige Denkfehler im Controlling
- Brutto und netto vermischen: Umsatz brutto, Kosten netto – Quoten stimmen nicht
- Wareneinsatz nur aus Einkauf berechnen: Ohne Inventur verzerren Bestandsänderungen das Bild
- Inhaberarbeitszeit vergessen: Die Personalkostenquote wirkt besser als sie ist
- Zu viele Kennzahlen: 30 Werte, die niemand liest, statt 5, die zu Handlungen führen
- Zahlen nicht ins Team tragen: Küche und Service können nur steuern, was sie kennen
- Nur Umsatz feiern: Rekordumsatz mit sinkender Marge ist kein Erfolg
Fragen aus der Beratungspraxis
Reicht das Reporting meiner Kasse nicht aus?
Für Umsatz, Bon und Artikelstatistik ja. Wareneinsatz, Personalkosten und Deckungsbeitrag brauchen aber Daten aus anderen Systemen. Ohne diese Verbindung siehst du nur die Einnahmenseite.
Wie oft sollte ich Inventur machen, um den Wareneinsatz korrekt zu berechnen?
Monatlich ist der Standard für aussagekräftige Monatszahlen. Getränke und hochpreisige Waren können wöchentlich gezählt werden. Ohne Inventur ist die Wareneinsatzquote nur eine Einkaufsquote.
Was ist ein guter Deckungsbeitrag für ein Gericht?
Das hängt vom Konzept ab. Als Faustregel: Der Deckungsbeitrag in Euro ist wichtiger als die Quote – ein Gericht mit 35 % Wareneinsatz und 12 € Deckungsbeitrag ist besser als eines mit 25 % und 6 €. Die Menü-Engineering-Analyse im Vertiefungsartikel hilft bei der Einordnung.
Muss ich meine Zahlen mit dem Team teilen?
Nicht alle, aber die steuerungsrelevanten: Wareneinsatz und Stornoquote für die Küche, Durchschnittsbon und Getränkeanteil für den Service. Wer Zahlen kennt, kann sie beeinflussen – und Ziele werden greifbar.
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