Inventur digital: Schneller, genauer und häufiger zählen
Inventur gilt als lästig, dauert lange und wird deshalb selten gemacht. Dabei ist sie die einzige Möglichkeit, den tatsächlichen Wareneinsatz zu kennen. Digital wird sie so schnell, dass sie monatlich – für Getränke sogar wöchentlich – machbar ist.
Warum häufiger zählen?
Eine Jahresinventur erfüllt die steuerliche Pflicht, hilft aber nicht beim Steuern. Wer monatlich zählt, kennt den Ist-Wareneinsatz jeden Monat und erkennt Differenzen, solange sie klein sind. Getränke – hochpreisig, gut zählbar, schwundanfällig – lohnen eine wöchentliche Zählung der wichtigsten Positionen.
Der digitale Ablauf
- 1Zähllisten nach Lagerort: Kühlhaus, Trockenlager, Bar, Tiefkühlung – in der Reihenfolge, in der die Ware im Regal steht
- 2Zählen mit Tablet oder Smartphone: Menge eingeben oder Barcode scannen; Anbruch wiegen oder in Zehnteln schätzen
- 3Mehrere Personen parallel: Jeder Lagerort ein Zähler, alles läuft in eine Inventur
- 4Automatische Bewertung: Bestand × aktueller Einkaufspreis
- 5Soll-Ist-Vergleich: Das System zeigt sofort, wo Ist und Soll auseinanderlaufen
- 6Freigabe und Abschluss: Inventur wird gebucht, neue Bestände sind Ausgangspunkt für den nächsten Monat
Eine gut vorbereitete Monatsinventur dauert in einem mittleren Restaurant mit digitaler Unterstützung 60 – 90 Minuten statt eines halben Tages.
Der richtige Rhythmus
| Warengruppe | Rhythmus | Begründung |
|---|---|---|
| Spirituosen, Wein, hochpreisige Getränke | Wöchentlich (Top-Positionen) | Hoher Wert, gut zählbar, schwundanfällig |
| Fleisch, Fisch, hochpreisige Frischware | Wöchentlich oder zweiwöchentlich | Hoher Wert, Verderbsrisiko |
| Alle übrigen Lebensmittel | Monatlich | Grundlage für Monatswareneinsatz |
| Non-Food, Verpackung, Reinigung | Quartalsweise | Geringer Wert, stabiler Verbrauch |
| Gesamtinventur | Jährlich zum Bilanzstichtag | Steuerliche Pflicht |
Aus den Ergebnissen lernen
Die Inventur ist kein Selbstzweck. Die Differenzliste zwischen Soll und Ist ist die Grundlage für Gespräche und Maßnahmen:
- Hohe Differenz bei einem Artikel: Rezeptur prüfen (Menge korrekt?), Portionierung wiegen, Verderb erfassen
- Hohe Differenz an der Bar: Ausschankmengen, Freigetränke, Bruch – Buchungsdisziplin klären
- Differenz systematisch positiv (mehr da als erwartet): Rezepturen zu großzügig oder Wareneingang doppelt gebucht
- Verderb erfassen: Abschreibungsliste in der Küche, monatlich auswerten
Führe eine „Bruch- und Verderbliste“ direkt neben dem Abfall: Was wird weggeworfen, wie viel, warum? Zusammen mit der Inventurdifferenz zeigt sie, ob das Problem Verderb, Portionierung oder Schwund ist.
Häufige Fehlerquellen
- Unterschiedliche Einheiten zwischen Einkauf (Karton), Rezeptur (Gramm) und Inventur (Stück)
- Anbruch geschätzt statt gewogen – bei Spirituosen und Öl schnell mehrere Prozent
- Wareneingänge zwischen Zählung und Buchung nicht berücksichtigt
- Ware an mehreren Orten (Kühlhaus, Küche, Bar) ohne vollständige Zählung
- Inventur zu unterschiedlichen Zeitpunkten (vor/nach Service) – immer zur gleichen Zeit zählen