Gesetzliche Anforderungen: TSE, KassenSichV und GoBD verständlich erklärt
TSE, KassenSichV, DSFinV-K, GoBD – die Abkürzungen rund um die Kassenführung schrecken viele Gastronomen ab. Dabei ist das Grundprinzip einfach: Jeder Umsatz muss lückenlos, unveränderbar und nachvollziehbar aufgezeichnet werden. Dieser Artikel erklärt, was das konkret für deinen Betrieb bedeutet.
Was die Kassensicherungsverordnung regelt
Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) konkretisiert, wie elektronische Aufzeichnungssysteme gegen Manipulation geschützt sein müssen. Sie schreibt drei Dinge vor: eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung, eine einheitliche digitale Schnittstelle für Prüfungen und die Belegausgabe an den Gast.
Betroffen sind alle elektronischen Kassensysteme – vom Tablet mit Kassen-App bis zur stationären Kasse. Ausgenommen ist nur die offene Ladenkasse ohne elektronische Unterstützung.
Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)
Die TSE signiert jeden Kassenvorgang mit einem fortlaufenden Zähler, Zeitstempel und einer Prüfsumme. Nachträgliche Änderungen oder gelöschte Vorgänge fallen dadurch sofort auf. Es gibt zwei Bauformen:
| Hardware-TSE | Cloud-TSE | |
|---|---|---|
| Form | USB-Stick, SD-Karte oder Netzwerkmodul | Online-Dienst, in die Kassensoftware eingebunden |
| Internet nötig | Nein | Ja (mit Pufferung bei kurzem Ausfall) |
| Laufzeit | Zertifikat begrenzt, danach Austausch | Laufend, im Abo enthalten |
| Mehrere Kassen | Je Kasse ein Modul oder Netzwerk-TSE | Zentral für alle Kassen und Standorte |
| Kosten | Einmalig ca. 150 – 300 € plus Austausch | Ca. 5 – 15 € pro Monat |
Belegausgabepflicht: Papier oder digital
Zu jedem Geschäftsvorfall muss dem Gast ein Beleg angeboten werden – er muss ihn nicht mitnehmen. Der Beleg kann gedruckt oder digital bereitgestellt werden, etwa als QR-Code auf dem Display oder als Link. Der Beleg muss unter anderem Name und Anschrift des Betriebs, Datum, Uhrzeit, Artikel, Beträge, Steuersätze, die Seriennummer der Kasse und TSE-Prüfdaten enthalten.
Digitale Belege sparen Papier und Druckerkosten. Achte darauf, dass dein Kassensystem den QR-Beleg standardkonform erzeugt und der Gast ihn auch ohne App abrufen kann.
DSFinV-K und die Kassen-Nachschau
Die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) legt fest, in welchem Format Kassendaten für eine Prüfung exportiert werden. Bei einer Kassen-Nachschau kann das Finanzamt unangekündigt während der Öffnungszeiten erscheinen und die Daten direkt vor Ort verlangen.
- Stelle sicher, dass du oder deine Schichtleitung den DSFinV-K-Export jederzeit auslösen kannst
- Halte die Verfahrensdokumentation griffbereit (digital oder ausgedruckt)
- Bewahre Bedienungsanleitungen, Programmierprotokolle und Änderungen am Artikelstamm auf
Meldepflicht beim Finanzamt
Elektronische Kassensysteme und ihre TSE müssen dem zuständigen Finanzamt elektronisch gemeldet werden. Das gilt für die Anschaffung, die Außerbetriebnahme, den Wechsel der TSE und Änderungen am Standort. Die Meldung erfolgt über das Online-Portal der Finanzverwaltung oder über eine Schnittstelle, die viele Kassenanbieter direkt integriert haben.
Die Meldefristen sind kurz – in der Regel ein Monat nach Anschaffung oder Änderung. Kläre mit deinem Steuerberater, wer die Meldung übernimmt, damit sie nicht zwischen Kassenanbieter, Betrieb und Kanzlei untergeht.
GoBD und Verfahrensdokumentation
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) verlangen, dass alle Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar sind. Kassendaten sind zehn Jahre aufzubewahren – auch nach einem Systemwechsel.
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie dein Kassenprozess organisiert ist: Welche Systeme sind im Einsatz, wer darf stornieren, wie läuft der Tagesabschluss, wie werden Daten gesichert? Viele Kassenanbieter liefern Vorlagen; die betriebsspezifischen Abläufe musst du selbst ergänzen.
Checkliste: Bist du auf der sicheren Seite?
- 1Zertifizierte TSE aktiv und Zertifikat gültig?
- 2Kasse und TSE beim Finanzamt gemeldet?
- 3Belegausgabe an jedem Kassenplatz gewährleistet?
- 4DSFinV-K-Export getestet und Zuständigkeit geklärt?
- 5Verfahrensdokumentation vorhanden und aktuell?
- 6Tägliche Datensicherung bzw. Cloud-Backup eingerichtet?
- 7Daten alter Systeme gesichert und zehn Jahre verfügbar?
Hinweis: Dieser Artikel dient der Orientierung und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.